Datenschutzerklärung
Letzte Änderung: 23. Oktober 2018

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, wie die Eigentümer der Sony Center-Immobilie („wir“, „uns“ oder „unsere“, „Eigentümer“) personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Vermietung von Wohnungen, Büroräumen oder anderen Räumlichkeiten oder Einrichtungen im Sony Center in Berlin verarbeiten (zusammen die „Mietobjekte“). Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im datenschutzrechtlichen Sinne ist der Eigentümer und Vermieter des Mietobjekts, das an Sie vermietet ist oder an dessen Anmietung Sie interessiert sind.

Die folgenden Abschnitte geben Ihnen einen Überblick darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten und wie wir unser hohes Maß an Datenschutzkonformität sicherstellen.

1. Kategorien personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten sind Informationen, mit denen Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können. Hiervon nicht umfasst sind Daten, die in einer Weise irreversibel anonymisiert oder zusammengefasst wurden, dass sie uns weder in Kombination mit anderen Informationen noch auf andere Weise dazu befähigen, Sie zu identifizieren. Wir können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten, auf die wir im Zusammenhang mit der Vermietung der Mietobjekte zugreifen und die wir erheben:
- Persönliche Informationen wie Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Firmeninformationen und Beschäftigungsstatus;
- Zahlungsinformationen wie Bankkontodaten und Kreditkartendaten;
- Bonitätsdaten;
- Videoüberwachungsdaten;
- Rechtliche Informationen.

2. Kategorien betroffener Personen

Wir können personenbezogene Daten folgender Personen verarbeiten:
- Mietinteressenten;
- Mieter;
- Ansprechpartner oder Vertreter von (Miet-)Interessenten oder Mietern.

3. Zweckbindung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:
- um Mietinteressenten im Hinblick auf die geplante Anmietung zu bewerten und Mieter auszuwählen;
- um Mietverträge oder andere Vereinbarungen mit Mietern abzuschließen, durchzuführen oder zu beenden;
- um gesetzliche Ansprüche durchzusetzen oder zu verteidigen;
- um unsere Rechte und die Sicherheit der Mietobjekte sowie die Rechte und Sicherheit unserer Mieter, Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner und anderer Dritter zu schützen;
- um auf Anfragen Betroffener zu reagieren;
- um gesetzliche oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Wir können gegebenenfalls auch personenbezogene Daten von Dritten erhalten, die uns Ihre Daten auf Basis einschlägiger gesetzlicher Erlaubnistatbestände zur Verfügung stellen. Die Unterlassung der Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten an uns kann Auswirkungen auf unsere Geschäftsbeziehung zu Ihnen haben und z. B. dazu führen, dass wir Sie nicht als Mieter auswählen können.

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir stellen stets sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns immer auf einer hinreichenden rechtlichen Grundlage erfolgt. Im Einzelnen beruht die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- Wann immer wir Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, erfolgt die Verarbeitung gemäß Artikel 6 (1) lit. a) der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).
- Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Erfüllung eines zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrags (z. B. eines Mietvertrags) oder für den Abschluss des Vertrags erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage von Artikel 6 (1) lit. (b) DSGVO.
- Ist die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Artikel 6 (1) lit. (c) DSGVO (z.B. zur Einhaltung der Rechtsvorgaben zur Bekämpfung der Geldwäsche).
- Wenn die Verarbeitung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses notwendig ist, erfolgt die Verarbeitung gemäß Artikel 6 (1) lit. (f) DSGVO, beispielsweise um Informationen über Ihre Kreditwürdigkeit zu erhalten oder um eventuelle betrügerische Handlungen festzustellen.

5. Beauftragung Dritter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir werden die Verarbeitung personenbezogener Daten nur dann an Dritte delegieren, wenn diese in der Lage sind, ausreichende Garantien für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß den Vorgaben der DSGVO und anderer geltender Datenschutzvorschriften zu bieten. Alle Datenverarbeitungsaktivitäten im Zusammenhang mit der Vermietung von Mietobjekten werden in erster Linie von Cushman & Wakefield und von der WISAG Facility Management durchgeführt, die wir als Property- und Facility-Manager für die Mietobjekte beauftragt haben und die in diesem Fall Ihre personenbezogenen Daten auf Weisung von uns verarbeiten.

6. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen und Ihre personenbezogenen Daten zu ergänzen, zu berichtigen oder zu löschen. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung Ihrer Daten und können der Datenverarbeitung widersprechen bzw. die Einschränkung der Bearbeitung verlangen; jeweils gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften. Darüber hinaus können Sie jederzeit Ihre erteilte Einwilligung in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen, und Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

7. Datensicherheitsmaßnahmen; Aufbewahrungsfristen

Wir haben ein Datenschutzprogramm implementiert, um die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu schützen. Wir halten angemessene administrative und technische Sicherheitsvorkehrungen aufrecht, um den Verlust, den Missbrauch, den unbefugten Zugriff, die Veränderung oder die Offenlegung personenbezogener Daten in Übereinstimmung mit den Vorgaben der DSGVO und anderer geltender Datenschutzgesetze zu verhindern. Alle Daten sind sicher gespeichert und können nur von dazu berechtigten Mitarbeitern abgerufen werden, soweit dies im Einzelfall notwendig ist („need to know“).

Personenbezogene Daten werden von uns gespeichert, solange dies zur Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, zu denen die Daten erhoben wurden oder soweit die Aufbewahrung der Daten zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder zur Prüfung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

8. Verpflichtung und Schulung der Mitarbeiter

Jeder unserer Mitarbeiter, der Zugang zu personenbezogenen Daten hat oder haben könnte, wurde auf das Datengeheimnis verpflichtet. Wir schulen regelmäßig unsere Mitarbeiter in Bezug auf den korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten und die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften.

9. Fortwährende Einhaltung von Datenschutzstandards

Wir werden die Umsetzung der geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften einschließlich der DSGVO sowie deren Auslegung durch die zuständigen Behörden und Aufsichtsbehörden auch zukünftig genau verfolgen, um unsere Dienstleistungen weiterhin mit dem höchsten Qualitäts- und Compliance-Niveau erbringen zu können.

10. Offenlegung von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten können von uns an verbundene Unternehmen weitergegeben werden, um die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke zu erfüllen. Darüber hinaus können personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden, die für uns Dienstleistungen erbringen oder wenn wir gesetzlich zur Offenlegung von Informationen verpflichtet sind, zum Beispiel:
- Asset-, Immobilien- oder Facility-Manager, die wir nutzen, um Ihnen Dienstleistungen anzubieten;
- IT-Dienstleister wie Cloud-Service-Provider oder E-Mail- oder Website-Service-Provider;
- Bauunternehmen, Messdienstleister und andere Geschäftspartner, die wir nutzen, um Ihnen Dienstleistungen anzubieten;
- Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Inkassobüros und Rechtsanwälte;
- Behörden, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen das Recht zur Einsicht in die personenbezogenen Daten haben.

11. Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR

Wir werden personenbezogene Daten nur dann an Dritte in einem anderen Land als dem Land, in dem diese Daten ursprünglich erhoben wurden, weitergeben oder verarbeiten, wenn und soweit die anwendbaren rechtlichen Anforderungen für die Datenübermittlung und -verarbeitung erfüllt sind. Soweit personenbezogene Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ("EWR") übermittelt werden, wird stets sichergestellt, dass dort ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern um sicherzustellen, dass sie immer genau die Art und Weise darstellt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und schützen. Sollten wir diese Datenschutzerklärung wesentlich ändern, werden wir Sie entsprechend informieren, indem wir die Änderungen auf unserer Website veröffentlichen. Wir empfehlen Ihnen, unsere Website regelmäßig zu besuchen und unsere Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um auf dem Laufenden zu bleiben.

13. Kontakt

Fragen oder Kommentare bezüglich dieser Datenschutzerklärung oder ihrer Implementierung können Sie gerne an uns richten, indem Sie eine E-Mail an Privacy.Germany@oxfordproperties.com senden.